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Política de Datos Diez Hotel Categoría Colombia

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Política de Datos Diez Hotel Categoría Colombia en Medellín

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

DIEZ MEDELLÍN SAS se encuentra comprometido con dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por lo cual da a conocer a sus titulares la presente política de tratamiento de la información y protección de datos personales.

La cual será de obligatorio cumplimiento para DIEZ MEDELLÍN SAS, como responsable del tratamiento, sus empleados y aquellos terceros que por disposición de DIEZ MEDELLÍN SAS, asuman la calidad de encargados del tratamiento.


1. OBJETO:
Dar a conocer a los titulares el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales por parte de DIEZ MEDELLIN SAS, y a su vez que tengan el conocimiento de sus Derechos, procedimientos y mecanismos para realizar tratamiento sobre sus datos personales.
2. DEFINICIONES:
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Dato Personal: Es información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
Dato Público: Es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución ha determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Por ejemplo, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor públicos. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Es el dato personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Sensible: Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una base de datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

3. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Para la obtención o recolección de datos personales de los titulares, DIEZ MEDELLIN SAS. implementará medios técnicos automatizados y escritos, que permitan conservar prueba de dicha autorización para su eventual consulta o evidencia en caso que se requiera.
El responsable al momento de efectuar la recolección solicitará al titular del dato su autorización, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato.

4. AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en el que DIEZ MEDELLIN SAS no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.

Con que fin se utiliza la Información:
• Ejecutar el cumplimiento de contratos suscritos entre Diez Medellín SAS con sus clientes, proveedores y empleados.
• Hacer contacto en caso de quejas, reclamos, sugerencias o evaluar la calidad del servicio.
• Enviar información comercial, publicidad o promoción sobre los productos y/o servicios, con el fin de impulsar y/o invitar.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, vinculación laboral, convocatorias laborales y procesos legales. Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales. Mantener en nuestra base de datos información referente a contacto para casos de emergencia, formación académica y trayectoria.
• Realizar pedidos y pagos a los proveedores y reportar información tributaria referente a las compras, frente a sus proveedores.
• Proteger a los visitantes y empleados en las instalaciones, a través de un CCTV instalado en varios puntos, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas y elementos que se encuentren en zonas comunes en las instalaciones de DIEZ MEDELLIN SAS y podrán ser utilizados como soporte prueba en cualquier tipo de proceso interno o externo, si el afectado realiza la respectiva denuncia ante la autoridad competente y esta se pronuncia. La información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y, por tanto, DIEZ MEDELLIN SAS no procederá a vender, transmitir, o divulgar la misma, salvo que, exista autorización expresa para hacerlo.
Tratamiento de Datos:
• La recolección de datos para el desarrollo del tratamiento, recaerá sobre los datos personales que reciba y almacene DIEZ MEDELLIN SAS, y comprenderá toda la información que se proporcione en la visita a la página web www.diezhotel.com, así como toda aquella relacionada con los servicios o reservas efectuadas a DIEZ MEDELLIN SAS. Toda la información se encuentra alojada en nuestros servidores coordinado desde nuestras oficinas por el área de Gestión Tecnológica, estas no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas bajo privacidad. El acceso de los empleados a esta información es controlado.
• Cuando se trate de datos públicos, la información recogida será la correspondiente al nombre, número de cédula de ciudadanía, profesión, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, preferencias e intereses personales, trabajo o actividad, hábitos de viaje, entre otros.
• Los empleados de DIEZ MEDELLIN SAS para ingresar a las instalaciones y cumplir con su turno laboral, realizan el registro de su huella digital en un sistema biométrico. Este registro se realiza solo para este fin, la información de empleados recolectada de varias fuentes, es administrada y custodiada por el área administrativa.
• Las grabaciones obtenidas del circuito CCTV del edificio son controladas y monitoreadas las 24 horas por la copropiedad y resguardadas por medio de un sistema de video vigilancia durante 15 días. Las grabaciones obtenidas del CCTV del Hotel son grabadas mientras las áreas estén en labor de servicio y solo se realiza consulta como soporte en cualquier tipo de proceso administrativo, para solicitudes externas se realiza consulta si el cliente externo a través de la autoridad competente lo requiere, la vigencia de esta información es de 3 días.
• DIEZ MEDELLIN SAS, podrá subcontratar a terceros como apoyo al desarrollo de la operación. Cuando se proporcione información personal a terceros, DIEZ MEDELLIN SAS advierte sobre la necesidad de proteger la información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
• DIEZ MEDELLIN SAS no tratará datos considerados como sensibles, ni la recolección de datos está orientada a recoger información de carácter sensible.
• La recolección de datos correspondientes a niños y adolescentes menores de edad, y la autorización respectiva, deberá darse siempre a través de su representante legal, el tratamiento de estos deberá responder y respetar el interés superior de niños y adolescentes, y sus derechos fundamentales.
• Los datos y en general la información que se recibe cuando ingresa a la página web www.diezhotel.com con el ánimo de optimizar y hacer más eficiente su experiencia, podrán utilizarse cookies, así como podrá obtenerse y almacenarse la información de las páginas de internet visitadas, de su dirección IP, mediante un proceso de reconocimiento y rastreo que permita identificar sus preferencias e identificarlo cuando visite nuevamente páginas, a partir de su dirección IP, esta no se asocia ni se vincula a su nombre ni a sus datos personales.
El usuario tiene la posibilidad de configurar su navegador de modo que se le informe de la recepción de cookies, pudiendo, si así lo desea, impedir que sean instaladas en su disco duro. No obstante, para el acceso a la página web de Diez Hotel no será preceptiva la instalación de cookies.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los derechos que tienen los titulares frente al tratamiento de sus datos personales son:
• Conocer, validar y/o actualizar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Presentar solicitud a DIEZ MEDELLIN SAS o al encargado del tratamiento respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando se considere que no se respetan los principios por parte del encargado del tratamiento y que ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en la base de datos del responsable.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, DIEZ MEDELLIN SAS, generara cobro al titular por los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
• Conocer las modificaciones de esta política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones y tener fácil acceso al texto de esta.
• Conocer la dependencia o persona autorizada por DIEZ MEDELLIN SAS, a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus datos personales.
Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos aquí establecidos, directamente o a través de las personas habilitadas por el régimen general de protección de datos personales, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.
7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DIEZ MEDELLIN SAS, deberá cumplir lo siguientes con respecto al tratamiento de los datos de sus titulares:
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y el uso dado a sus datos personales y los derechos que le asisten.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política, descrita en el numeral 9 de este documento.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del usuario.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN DIEZ MEDELLIN S.A.S
DIEZ MEDELLIN S.A.S. ha dispuesto el área Dirección General, Analista de Calidad y Servicio al Cliente como personas encargada de la atención a los titulares. Éstas áreas serán conjuntamente responsables de la recepción y atención a Peticiones, Quejas y Reclamos. De manera específica se tramitarán las consultas y reclamaciones en materia de datos personales de conformidad con la Ley.

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con datos personales son:
• Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley, como, por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales, solicitudes de supresión de datos personales, solicitudes de información sobre el uso y tratamiento dado a sus datos personales, solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
• Dar respuesta a los titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto de la Dirección General son:

Dirección física: Calle 10ª No 34 -11 Int. 127, Medellín Antioquia.
Dirección electrónica: protecciondedatos@diezhotel.com
Teléfono: (054) 448-10-34
Cargo de la persona de contacto: Gerencia General

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

9.1. CONSULTAS
DIEZ MEDELLIN SAS dispondrá de mecanismos para que el titular o representante de menores de edad titulares, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de DIEZ MEDELLIN SAS, estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, DIEZ MEDELLIN SAS deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:
• La identidad del titular del dato personal o su representante. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso.
• Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el responsable recopilará toda la información sobre el titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del titular dentro de las bases de datos de DIEZ MEDELLIN SAS.
• El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta deberá ser enviada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.
• En caso de que la solicitud no pueda ser atendida en los diez (10) hábiles siguientes a la consulta, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite.
• La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida.

9.2. RECLAMOS
DIEZ MEDELLIN SAS dispondrá de mecanismos para que el titular o los representantes de menores de edad titulares, formulen RECLAMOS respecto de datos personales tratados por DIEZ MEDELLIN SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de DIEZ MEDELLIN SAS. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o electrónicos como correo electrónico, cualquiera que sea el medio, DIEZ MEDELLIN SAS deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
El RECLAMO deberá ser presentado por el titular o representante, así:
• Deberá dirigirse a DIEZ MEDELLIN SAS.
• Deberá contener el nombre y documento de identificación del titular.
• Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
• Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Antes de proceder, el responsable de atender el reclamo verificará:

• La identidad del titular del dato personal o su representante. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, DIEZ MEDELLIN SAS requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de DIEZ MEDELLIN SAS no es competente para resolverlo, dará traslado al área de Dirección General y/o Gestión de Calidad, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de datos de DIEZ MEDELLIN SAS donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 DIEZ MEDELLIN SAS procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.diezhotel.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de DIEZ MEDELLIN SAS.

11. SEGURIDAD

Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a MEDELLIN SAS. Las bases de datos se encuentran sometidas a protocolos de seguridad que buscan proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento.

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 30 de agosto de 2016 y entra en vigencia a partir del día 20 de septiembre de 2016. El periodo de vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente política. Cualquier cambio sustancial en las presentes Políticas será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales, de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

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